تنظيم الفعاليات والمؤتمرات:

لو كنت مسؤولاً في مؤسسة أو شركة، وبدأت الإعداد لإقامة فعالية أو مؤتمر، سواء لمنشأتك أو لأخرى، فبالتأكيد أنت تحتاج إلى أن تخرج بمحصّلة ونتائج إيجابية تحقق تطلعاتك، وأهداف عملائك، ولكن.. كيف تبدأ؟.

قبل الخوض في التخطيط للمؤتمر، من الضروري تحديد أهداف الحدث والغرض منه بوضوح، إذ تساعد الأهداف الواضحة في تشكيل البرنامج والمساعدة في اختيار المتحدثين والأنشطة المتوافقة مع غرض المؤتمر.

وتتمثل الخطوة الأولى في التخطيط لمؤتمر، بإنشاء خطة شاملة تحدد شكل المؤتمر، يتم خلالها تحديد الأهداف والتواريخ والمكان والميزانية وخطة المشروع مع جدول زمني واضح، كما أن اختيار الوقت والمكان المناسبين للمؤتمر أمر بالغ الأهمية، كما تتطلب المؤتمرات استثمارات كبيرة، لذا من الضروري تحديد الميزانية وضمان الموارد الكافية لتغطية التكاليف.

ومن الأهمية بمكان معرفة أن الخطة المفصلة والجدول الزمني يساعدان في تتبع المهام، لضمان عدم إغفال أي تفاصيل أثناء التخطيط للمؤتمر، لذا يجب تقسيم التخطيط إلى مهام أصغر، وتحديد المسؤوليات، والمواعيد النهائية الواضحة.

ومع كل ذلك، من المهم أن تعرف أن ابتكار الطرق الجديدة المواكبة تقنيا في التخطيط والإدارة والتنظيم من الضرورات التي تنعكس على أعمالك في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات، من خلال الابتكار في التنظيم وإدارة الحشود، وتطبيق المعايير العالمية المدروسة، سعياً لصناعة التأثير في الأحداث والفعاليات باحترافية، وإضافة إلى ذلك، يجب التأكد من توفيرك لخدمة توريد الأنظمة والأجهزة الخاصة بالمؤتمرات والفعاليات، وتصميم وتنفيذ مرافق المؤتمرات والفعاليات من مناطق الاستقبال إلى أجنحة العرض والمسارح، وتنفيذ العروض الإبداعية المرئية والتفاعلية، وتقديم الخدمات اللوجستية بدءاً من إدارة الحشود وخدمات كبار الشخصيات وصولاً إلى الضيافة والإعاشة.